中小企業の採用活動に新提案いたします。ハローワークの求人票も一工夫するだけで応募者数も質も高くなることをご存知ですか? 採用・定着のことなら、東京都北区、赤羽駅・志茂駅近くのマオ社労士事務所にお任せください。特定社会保険労務士:秋山忠夫が御社を全力でサポートします。「TOKYO働き方改革宣言企業」「東京ライフ・ワーク認定企業」「くるみん認定」「ユースエール認定」「えるぼし認定」の申請代行はもちろん、取組のサポートもお任せ下さい。

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これでスッキリ!マイナンバーと就業規則の関係

これでスッキリ!マイナンバーと就業規則の関係

マイナンバーと就業規則(マイナちゃん大活躍!!)

 マオ社労士事務所のサイトをご覧になられた事業者の方々や顧問会社様からマイナンバーに関する多くのご質問をいただいておりますが、その中でも就業規則との関係についてのお問い合わせが群を抜いて多いです。たしかに、個人向けのマイナンバーサイトは充実しているものが多いのですが、事業者向けのものは充実したサイトがまだまだ少ないのが現状です。

 そこで、こちらのコーナーでは、いただいたご質問の中から代表的なものや難解なものを取り上げ、一般社団法人マイナンバー推進協議会のマオ社労士事務所代表(社会保険労務士)秋山忠夫ができるだけ分かりやすく回答させていただきます。

  マイナンバー制度の実施を好機と捉え、マイナンバー対策関連以外の就業規則条文を見直すという事業所が増えています。そこで、就業規則についての一般的な質問・疑問に対する回答も加えておりますので参考にしてください。

 こちらのQ&Aは、これから随時追加更新していきますので、時々このページを覗きに来てくださいね。まだまだ至らないところも多々ありますが、常に情報が新しく、豊富で、分かりやすい日本一のマイナンバーサイトを目指して日々精進いたしますので、マイナちゃんともどもよろしくお願いいたします。

マイナンバー制度が始まると、マイナンバー法に基づいて、従業員から本人や扶養家族のマイナンバーを収集したり、確認書類を提出や提示してもらったりすることになりますが、就業規則できっちりと「マイナンバーは国民の義務である」ことを明示しておくべきですよね

 事業所が公共機関へ提出する既定の書類にマイナンバーを記載することは「努力義務」とされていますが、従業員が事業所にマイナンバーを提出することを強制することはできません。そのため、安易に懲戒処分規定を定めて、制裁を加えることはそれが「けん責」などの軽微なものであっても慎重になされるべきでしょう。具体的には服務規律の章に(提供などへの)「協力」規定を設けるなどして、あくまで自主的な協力を仰ぐ姿勢が大切です。労使関係という言葉には「敵対」というイメージを抱く人もいるかもしれませんが、どちらが欠けても会社の事業は成り立ちません。労使関係には、信頼関係が一番大切です。マイナンバーも同じです。

ここでは一般的な就業規則(本則)において考えられる変更規定のサンプルを提示しています。条文番号などはあくまで一サンプルですので、特に意味はありません。

ついにマイナンバーの通知カードが届きました。けれども、顔写真のない通知カードよりも、顔写真のある個人番号カードの方が会社としては、効率がいいのですが、従業員のなかには個人番号カードを作ると個人情報漏えいの危険が増えるし、写真を撮ったり、窓口に取に行くのも面倒くさい、といって作ろうとしない人がいます。そこで、就業規則に「従業員は個人番号カードを取得しなければならない」とするという規定を設けようと思うのですが……。

 従業員に個人番号カードの取得を強制することは、会社はもちろん、国でもできません。あくまで作成は任意です。ただし、顔写真のある個人番号カードは、会社の事務手続き上本人確認が容易ですから、従業員を対象にマイナンバー講習会を行って、個人番号カードの安全性や利便性を知ってもらい、自主的な取得を促すことが大切です。なお、スマホを使えば、自撮写真を使うことで、実質的に費用をかけずに申請することが可能です。

特定個人情報の取扱規程の策定は義務ではないという人と義務だという人がいて、どちらが正しいかよく分からないんですが……。

まずは、中小規模事業者(年度末の従業員数100名以下)か非中小規模事業者(従業員101名以上、金融保険業、個人情報取扱事業者、社労士・税理士事務所など)により、作成の義務があるかどうかは区別されます。

 また、従業員10名以上の事業場の場合、「取扱規程」を業務マニュアル(業務担当者向け)とするか就業規則附則の規程(原則としてすべての従業員対象)とするかどうかで、届け出の義務があるかどうかは区別されます。

マオ社労士事務所では、“義務のために”消極的に作るのではなく、特定個人情報等の漏えい・盗難・紛失を防ぐために積極的に作る、という観点から、法令等の義務に関わりなく、すべての規模の企業に、取扱規程の策定を奨励しています。

「内定者」にも個人番号の提供を求めるつもりですが、その場合、就業規則を改定する必要ってありませんよね?

「内定者」と一口に言っても企業により扱いが異なります。ガイドラインでも「いわゆる内定者については、その立場や状況が個々に異なることから一律に取り扱うことはできません」と記載されています。ただし、「例えば、「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合(正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等)には、その時点で個人番号の提供を求めることができる」とも記載されています。

 そこで、就業規則で内定者の位置づけを明確にしておき、入社に関する誓約書の提出義務を明文化しておくことが非常に大切です。これにより、誓約書提出のタイミングで個人番号の取得を行うことができるようになります。

ここでは一般的な就業規則(本則)において考えられる変更規定のサンプルを提示しています。条文番号などはあくまで一サンプルですので、特に意味はありません。

マイナンバーと就業規則ひな形(特定個人情報並びに個人情報の保護)

マイナンバーと就業規則ひな形(解雇)

マイナンバーと就業規則

マイナンバーと就業規則雛形(附則の追加)

正社員用の「就業規則」とは別に「パートタイマー就業規則」を作成しています。そこで正社員なら全員に行う入社時や年1回の定期健康診断をどう規定するべきなのか迷っています。原則としてパートタイマーは不要という解釈でいいんですよね?

健康診断は事業者の義務とされています。根拠条文としては、一般健康診断(安衛法第66条第1項)雇入時の健康診断(安衛則第43条)定期健康診断(安衛則第44条)等ですが、「契約の更新等により1年以上使用される(雇用見込を含む)労働者であって、週の所定労働時間が同一の通常の労働者の4分の3以上である者」が対象です。2分の1以上の場合も健康診断を実施することが望ましいとされていますので、パートタイマー従業員の健康管理を充実させ、会社の信用を高める意味でも対象者を広げることをお奨めします。

≪規定のサンプル≫(健康診断)第30条 会社は、法令の定めるところにより、パートタイマー従業員に対し、健康診断を実施し、その結果を通知する。会社の行う健康診断を命じられた者は、これを受診しなければならない。

【補足事項】従業員10名以上の事業所では就業規則を作成する義務がありますが、その内一人でもパートタイマー従業員がいる場合は、別途「パートタイマー就業規則」を作る必要がありますので、ご注意ください。作成していないと、正社員従業員とまったく同じ条件での待遇をする必要があります。※労働契約書よりも有利な待遇規定は就業規則の規定が優先されます。(労働契約法第12条)

マイナンバー制度が始まると従業員の副業がばれたり、税金の調査が増えたり大変だと聞きました。うちの会社では、正規雇用の従業員が5名いますが、入社時に従業員も納得のうえ、厚生年金・健康保険には加入していません。従業員も会社も保険料負担が増えて、双方にとっていいことは何もはないからです。マイナンバー制度が始まり、年金機構から未加入事業者の調査が入った時に、就業規則に「希望者のみが加入することができる」という条文を明記することで、対応できますかね?

 法人の場合は、従業員の数に無関係に、また個人事業主の場合も原則として5名以上の従業員がある場合は、正規の従業員の厚生年金・健康保険加入は義務となっていますので、従業員の意志に関わりなく、加入しなければなりません。また、「双方にとっていいこと何もない」というのは誤解です。少なくとも、従業員は老後に厚生年金を受給することができるようになりますし、万一重度の障害者になってしまった場合も国民年金より手厚い障害年金の受給を受けることができます。また、会社にとっても法令を順守する福利厚生のある会社となることで、より優秀な人材確保が可能となります。

法令に違反することは、就業規則に条文として記載しても無効です。

  ご推察のようにマイナンバー制度施行後は、調査が厳密になり、法令順守が徹底されます。年金機構からの命令で加入した場合、2年前にさかのぼって保険料を払うことになります。たとえば、月給24万円の従業員が10名いたとしたならば、概算で800万円もの負担となります。できるだけ速やかに自主的に加入を行えば、この負担を免れることができます。ご自身で手続きするのは困難ですので、一刻も早く社労士にご相談ください。マオ社労士事務所でも迅速な加入的続きをお手伝いさせていただきます。ちなみに、代行費用は5万円程度からです。

うちは従業員12名の工場を営んでいます。経営が厳しく社労士に頼むのもお金がかかるし、自分で作るのも面倒くさいので、仲間の事業所の就業規則をコピーさせてもらって、社名だけ変えればいいのではと思っています。何も問題はないですよね?

ご質問の通り、従業員10人以上の事業所には就業規則の作成・届出の義務(労働基準法第89条)があります。けれども、大きな勘違いをしていらっしゃるようです。就業規則等でマイナンバー取扱等の規定を定めるのは、あくまで手段です。目的は特定個人情報漏えいなどの事件・事故を防ぐことにあります。いくら就業規則を形式的に備えても、特定個人情報保護法や労働基準法の本質を守らなければ、何の意味もありません。就業規則等を変更しなかったり、届出を忘れていたことの違反よりも、特定個人情報を漏えいさせてしまったことの違反の方が何百倍もリスクや損害を負うことを認識していただきたいと思います。

 また、他社や汎用の就業規則等流用による計り知れない危険度を考えれば、労働関係の法律に精通した社会保険労務士に依頼することを強くお奨めします。
就業規則は、作成したり、労働者の代表者から意見を聴取しただけでは効力は発生しないと解されています。就業規則の効力発生時期は、就業規則が何らかの方法によって労働者に周知された時期以降で、就業規則に施行期日が定められているときはその日、就業規則に施行期日が定められていないときは、通常は労働者に周知された日と解されています。

うちの会社は従業員10人未満の事業所なので、就業規則の作成・届出の義務もないし、マイナンバーの社内規定をわざわざ作らなくても何も問題はないってことですよね? 

ご質問の通り、従業員10人未満の事業所には就業規則の作成・届出の義務(労働基準法第89条)はありません。けれども、このこととマイナンバー法の規定や事業所が行うべき実務とは、別問題です。マイナンバー法は、従業員数に関係なく、すべての事業所に適用されます。リスク管理のためにもぜひ社内規程を作成されることを推奨いたします。ちなみに、小さな事務所でも大きな事務所でもマイナンバー漏えい等の事故を起こせば、厳罰が課せられます。

少し前に10名未満の事業所の件で質問させていただきました。就業規則を作ろうか、どうしようか悩んでいるうちに、パート従業員(長期)が数名入社して、10名以上になり、いよいよ就業規則を作らざる得なくなりました。そこでマオ社労士事務所が奨めるマイナンバー制度に対応した就業規則を作ることにしました。けれども、また疑問が出てきました。パートタイマー従業員は正社員とは労働条件が違うので、パート従業員規則を作るべきではないかと私個人は考えましたが、社長から、パートタイマー従業員は数名だし、いつ辞めるかも分からないので、今は正社員用の就業規則だけ作っておき、パートタイマー就業規則は、パートタイマーがもっと増えてから作ればいいだろうと言われました。言われてみれば、もっともだと思ってしまったのですが?

おめでとうございます。10名以上になったということは会社にとっては最初の成長目標達成だと思いますので心より拍手を送りたいと思います。さて、パートタイマー就業規則ですが、10名以上の事業所で1人でもパートタイマー従業員がいれば、作成する義務があります。それだけではなく、もし作成しなかった場合は、正社員用の規定に基づいて、パート従業員に賃金・手当や退職金等を支払う義務が生じます。個別に結んだ労働契約があっても就業規則の方がその従業員に有利であれば、就業規則の条件が適用されるのです。「そんな馬鹿なこと常識的にはあり得ないだろう」という言い分は法令や裁判では通用しません。つまり、正社員用就業規則と同時に作っておかないと、会社が大損害を被る恐れがあるのです。今回のQ&Aはマイナンバー制度からは外れてしまいましたが、多くの小規模事業者にとって、非常に重要な問題を含んでいますので、あえて取り上げさせていただきました。

マイナンバーの利用範囲を就業規則に明記しておけば、その都度利用目的を本人に対して通知しなくても済みますよね? 

マイナンバー法や同法ガイドラインの趣旨から考えると、本来は個別対応である「利用目的の通知」を(全従業員対応である)就業規則により代用することはできないと考えられます。

 なお、「利用目的の通知」には複数の目的を列挙することは可能ですが、【マイナンバーを必要とするすべての社内事務】という包括的、抽象的な記載は認められません。

今年4月に製造部から人事部に異動になりました。マイナンバー制度はもちろん、就業規則についても分からないことだらけです。こんな私でもスッキリと分かる「就業規則のいろは」を教えてもらえませんかね? 

分かりました。就業規則は労働法の中でも判例が多く、難解とされる法律のひとつですが、人事部・総務部のスタッフになった以上は、ぜひとも勉強していただきたいですね。その入口になれるかどうか分かりませんが、新しいコンテンツを追加しましたので、ご覧下さい。

 タイトルは、≪就業規則のいろは(基本知識)~マイナンバー制度との関係を知るために~≫

 ところで、蛇足ですが、アメリカ合衆国には法的に定められた「就業規則」はありません。意外ですよね。

うちの会社では個人情報の保護に関する簡単な規定を就業規則にすでに盛り込んでいます。マイナンバー制度の導入に伴って、特定個人情報の規定も就業規則に盛り込もうと思っています。現在の規定の一部を改定するだけでは駄目なのかな?

就業規則で1条分2項程度の規定なら、下記のサンプルのように、1項目(3項目目)を追加するだけで改定することは可能です。ただし、別途「特定個人情報等社内取扱規程」を作り、それに詳細規程を委ねるというという前提での話です。別途「特定個人情報等社内取扱規程」を作らず、就業規則(本則)の中にすべて盛り込むことも可能ですが、非常に条文が多くなり、煩雑になる可能性が高くなります。特に、特定個人情報には特有の用語が多数あり、これを定義する規定を冒頭に定めておかないと、以降に定める規定が不明瞭になる恐れがあります。そこで、附則として「特定個人情報等社内取扱規程」とする方がスマートです。なお、就業規則を変更した場合は、意見書の添付による届出、従業員への周知が必要となります。

マオ社労士事務所にお任せいただければ、就業規則の変更、従業員への説明会開催、社内LANへのアップ、意見書の作成、労働基準監督署への届出・承認まで、面倒な事務作業をすべて代行いたします。

マイナンバーに関する社内取扱規程を就業規則の別規程として作成した場合、労働基準監督署への届出が必要になりますよね?

その通りです。別のQ&Aでも少しふれましたが、従業員10名以上の事業所では就業規則を作成・届出の義務があります。同様に、就業規則の変更・追加を行った場合も届出の義務があります。

 届出には、過半数の従業員を代表する者の意見書の添付が必要です。また、すべての従業員に対して変更内容を周知させることが必要です。「周知」とは、社員食堂の掲示板に変更後の就業規則を掲示する、変更後の就業規則をPDFファイル等で社内共有LANにアップする、全従業員対象の説明会を行う等のことをいいます。

外国人従業員の就業規則

うちには外国の従業員がいますが、日本人ではないので、マイナンバーは関係ありませんよね? 

外国籍の従業員であっても、日本国内に住民票の登録があれば、マイナンバーが付与されます。つまり、日本在住の日本人とまったく同じ扱いとなります。

 ちなみに、住民票の記載は、外国人の場合、中長期在留者、特別永住者等を含むとされています。中長期滞在者とは3か月を超える在留者をいいます。外国人で在留期間が3か月を超える場合は、在留カードが取得でき、その取得者は住所地に届け出ることで住民票に搭載されます。

  したがって、日本語の理解が不十分な外国人従業員であれば、就業規則やルールブックをその国の言葉で作っておく必要があるでしょう。直訳ではなく意訳で翻訳した文章で提示することが重要です。マオ社労士事務所は、英語、中国語、韓国語、ベトナム語等の就業規則作成にも対応していますので、ご相談ください。

高年齢者の雇用促進

マイナンバー関係の就業規則を変更するついでに、他の条文も見直して、助成金の対象にできるような美味しい話はありませんよね? 

「美味しい」という表現が適切かどうかはわかりませんが、27年4月下旬に新設された「高年齢雇用安定助成金」はどうでしょうか。こちらは、60歳以上の従業員がいる事業者が対象となりますが、

(1)70歳以上(建設・製造・介護・医療・保育の分野は67歳以上)への定年の引き上げ

(2)定年の定めの廃止

(3)65歳以上への定年の引き上げ、および希望者全員を70歳以上の年齢まで継続雇用する制度を導入

のいずれかを実施(就業規則等に明記)することで、対象者数×20万建設・製造・介護・医療・保育の分野は対象者数×30万円の助成金が支給されます。(※ただし支給対象経費の2/3を限度)

  マオ社労士事務所は、常に最新の助成金情報を入手し、行政窓口での相談や申請代行に対応しておりますので、マイナンバー対策と併せまして、お気軽にご相談ください。

高年齢雇用安定助成金」についての詳細はこちら

高年齢者の雇用促進

マイナンバー関係の就業規則を変更するついでに、他の条文も見直して、助成金の対象にできるような美味しい話はありませんよね? 

「美味しい」という表現が適切かどうかはわかりませんが、27年4月下旬に新設された「高年齢雇用安定助成金」はどうでしょうか。こちらは、60歳以上の従業員がいる事業者が対象となりますが、

(1)70歳以上(建設・製造・介護・医療・保育の分野は67歳以上)への定年の引き上げ

(2)定年の定めの廃止

(3)65歳以上への定年の引き上げ、および希望者全員を70歳以上の年齢まで継続雇用する制度を導入

のいずれかを実施(就業規則等に明記)することで、対象者数×20万建設・製造・介護・医療・保育の分野は対象者数×30万円の助成金が支給されます。(※ただし支給対象経費の2/3を限度)

  マオ社労士事務所は、常に最新の助成金情報を入手し、行政窓口での相談や申請代行に対応しておりますので、マイナンバー対策と併せまして、お気軽にご相談ください。

高年齢雇用安定助成金」についての詳細はこちら

高年齢者の雇用促進

マイナンバーの収集(提出)に同意しない従業員への対策として、就業規則に「会社にマイナンバーを提出しなければならない」という趣旨の条文を付け加えておくべきでしょうか? また、懲戒規定をもうければ、提出に協力しない社員には真正面から対抗できますよね?

マイナンバーの利用目的が法律で定められたものであるならば、従業員はマイナンバーを提出することに協力する義務があると考えられます。ただし、利用目的が「営業成績の管理のため」というであれば違法ですから、同意の有無に関わらず、収集することはできませんし、従業員は提出する義務もありません。就業規則には法令で定められた事項反する記載は(その記載箇所が)無効となります。

 正確を期するため、回りくどい表現になりましたが、結論を述べますと、「マイナンバー法に定められた利用目的の範囲において、従業員はマイナンバーの提出に協力しなければならない」という趣旨の条文を追加すれば、マイナンバーの収集作業がスムーズに進むと思います。

 また、就業規則等に記載して、これを従業員に周知させるだけでなく、勉強会やセミナーでマイナンバー制度の趣旨をしっかりと伝えることで、提出を頑なに拒む従業員はほとんどいなくなるものと考えます。

 それから、懲戒規定に関しては「服務規律」のなかで、マイナンバー提出の協力を明記し、その服務規定が守られなかったという形で懲戒の対象とすることは可能です。

 ただし、特定個人情報を意図的に、あるいは重大な過失で漏洩させるという犯罪行為と比べると、自分自身や家族の特定個人情報である点において、意味あいが大きく異なり、仮に懲戒対象に値するものだとしても非常に軽微なものと考えられます。

 さらに、労働契約法第15条「使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は無効とする」という条文を根拠に、裁判では懲戒の有効性を否定される可能性があります。

 結論からいいますと、懲戒や裁判は最後の砦であり、まずは真摯な社員への教育によって、解決することが大切です。それでも協力を得られない場合は、その経緯の記録を同時提出すれば、マイナンバーの未記載書類であっても、機械的に不受理扱いされることはないのではないかと考えます。

【重要なお知らせ】

マイナンバー制度では、個人番号の他、法人番号も各企業に付与されます。労災・雇用保険の非加入、就業規則の未届などが発覚すると、行政指導や罰則・罰金が課されるだけでなく、取引先の信用、従業員の士気にも大きく影響しますので、もし該当されると思われる事業所の事業主様は、大事になる前に大至急ご相談ください。

御社のマイナンバー対策サポートします。

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マオ社労士事務所はSRPⅡ認証を受けました。

  マオ社労士事務所は、「社会保険労務士個人情報保護事務所」として、社会保険労務士連合会より全国で72番目のSRPⅡ認証を受けました。
SRPⅡ認証は、社会保険労務士事務所のマイナンバー対策、個人情報の厳重な管理等、「信用・信頼」の証です。
有効期限;平成28年9月1日~平成31年8月31日

マイナンバーセミナーの出張講師いたします。

  マオ社労士事務所ではホワイト企業を応援します。ホワイト企業(ユースエール認定企業・くるみん認定企業・えるぼし2段階以上認定企業)の顧問料は30%割引(当事務所が認定支援・申請代行をした企業は50%割引)と優遇させていただきます。

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