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マイナンバー~ゆりかご(取得)から墓場(廃棄)まで~

マイナンバー
    ~ゆりかご(取得)から墓場(廃棄)まで

マイナちゃん

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マイナンバーの一生をたどりましょう。

 ゆりかご(取得)から墓場(廃棄)までです。

 ざっくりと7つの過程があります。

 ただし、「利用・提供」は同じ過程で行われる場合もあります。

 また、「安全管理措置」はすべての過程において、重なって存在します。

 ここでは7つの過程をひとつひとつ、豊富なイメージ図を使って、分かり易く説明していきたいと思います。

マイナンバーの流れ

(1)取得

 会社が従業員からマイナンバーを取得します。

マイナンバーは2015年10月5日時点で住民登録のあるすべての人々に(その市区町村から)よ簡易書留で「通知カード」が送付されました。したがって、会社もこのタイミングで収集を開始することになりました。

 会社は従業員に対して、次の2点を周知させることが必要です。

通知カード」は紛失しないように大切に保管すること。

※個人番号カードの受取り時に通知カードは返却します。

「個人番号カード」は規定の申請方法により、20161月より市町村区窓口で取得できること。受取時には通知カードの返却と本人確認が必要であること。

※通知カードを受領しても、お手持ちの住基カードは期限まで有効ですが、個人番号カードを取得した時点で無効となります。併用はできません。

 ※「通知カード」も「個人番号カード」も初回の発行手数料は無料です。「個人番号カード」申請書の返信用封筒に切手を貼る必要もありません。

 紛失した場合は、再発行手数料(ほとんどの市区町村では通知カード500円/個人番号カード1000円)が掛かります。

 さて、「従業員」といっても、正社員、契約社員、パート、アルバイト、派遣社員とさまざまな形態がありますが、すべての従業員から収集しなければならないのでしょうか?

 答えは下図の通りです。

マイナンバーを収集する場合

マイナンバーを収集しない場合

 なお、従業員からマイナンバーを取得する際には必ず本人確認を行うことが必要です。
 原則として、顔写真のない「通知カード」の場合は、合わせて免許証・パスポートなどを確認し、顔写真の表示された「個人番号カード」の場合は、それだけで本人確認が行えます。

◆通知カード

・通知カードは紙製のカードを予定しており、券面に氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバーが記載されたものになります。通知カードはすべての方に送られますが、顔写真が入っていませんので、本人確認のときには、別途顔写真が入った証明書などが必要になります。

◆個人番号カード(下図参照)

・個人番号カードは、券面に氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバーなどが記載され、本人の写真が表示されます。平成27年10月に通知カードでマイナンバーが通知された後に、市区町村に申請すると、平成28年1月以降、個人番号カードの交付を受けることができます。

・個人番号カードに搭載されるICチップには、券面に書かれている情報のほか、電子申請のための電子証明書は記録されますが、所得の情報や病気の履歴などの機微な個人情報は記録されません。そのため、個人番号カード1枚からすべての個人情報が分かってしまうことはありません。

(2)安全管理措置(全過程で関与)

基本方針の策定、取扱規程等の策定に基づいて、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置の4つを行います。

「基本方針」と「取扱規程等」の違いは、「基本方針」は事業所の名称、関連法令・ガイドライン等の遵守、安全管理措置に関する事項、質問及び苦情処理の窓口等の基本的事項を定めるるのに対し、「取扱規程等」は取得、利用、保存、提供、削除・廃棄の各段階での具体的な扱いを定めるものです。

基本方針の策定

(3)保管

 マイナンバー法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管してはいけません。

 個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等を制限します。

  特定個人情報を扱う機器、電子媒体又は書類等の盗難・紛失を防止するために、施錠できるキャビネット、保管庫を利用します。

 機器に標準装備されているユーザー制御機能(ユーザーアカウント制御)により、情報システムを取り扱う事務担当者を制限します。

  • 従業員が休職し、復職時期が未定の場合でも、雇用関係が継続している間は、そのマイナンバーを保管し続けることができます。
  • 従業員が海外転勤した場合、帰国後も同じマイナンバーを使用することになりますので、従業員との間に雇用関係がある場合には、マイナンバーを保管し続けることができます。
  • 特定個人情報からマイナンバーを削除すれば、その他の個人情報を保管し続けることが可能です。
  • 書類の保管年限を明記し、かつ、当該年度に廃棄すべき書類がどこにあるかを明確に判別できるようにしたり、保管期間を経過した電子データは自動で削除されるシステムを構築したりする必要があります。
  • 保管期限が来ても削除をせず、取引再開時までマイナンバーにアクセスできないようにアクセス制御で対応するという取扱いは許されません。マイナンバーを保管する必要がなくなった場合は、アクセス制御の有無に関わらず、速やかに削除する必要があります。

(4)利用

個人番号(注)は、マイナンバー法があらかじめ限定的に定めた事務の範囲の中から、具体的な利用目的を特定した上で、利用するのが原則です。

 その際に、すべての従業員に対して、「個人番号(マイナンバー)利用目的通知書」にて通知することが必要です。書式は次の通りです。

  

個人番号利用目的通知書

 事業者が個人番号を利用するのは、個人番号利用事務及び個人番号関係事務の二つの事務です。

  このうち、健康保険組合等以外の事業者が個人番号を利用するのは、個人番号関係事務として個人番号を利用する場合です。なお、行政機関等又は健康保険組合等から個人番号利用事務の委託を受けた場合には、個人番号利用事務として個人番号を利用することとなります。

  事業者は、個人情報保護法とは異なり、本人の同意があったとしても、例外として認められる場合を除き、これらの事務以外で個人番号を利用してはなりません。

 たとえば、従業員が健康保険関連の給付手続きを行う場合、これまでならば、被保険者である従業員から総務・人事部門が申請書類を受け取り、これを健康保険組合に提出するという流れでした。

従来の保険証提出手順

 ところが、今後申請書にマイナンバーを記載することになったら、被保険者である従業員から総務・人事部門が申請書類を受け取る際に本人確認を行い、健康保険組合に提出するという手順になります。

今後の保険証提出手順

 また、従業員からのマイナンバーを取得する際に本人確認が必要ですが、従業員自身が被扶養者や配偶者等従業員の家族の本人確認を行う必要がある場合もあります。

 ただし、税の手続きなどの場合、扶養家族のマイナンバーが必要となることがありますが、扶養家族の本人確認は従業員が行います。会社は扶養家族の本人確認や扶養家族からの委任状は必要ありません。

マイナンバー税の手続き

 けれども、第3号被保険者手続きの場合、配偶者のマイナンバーが必要となりますが、従業員は配偶者から委任状をもらいます。従業員は配偶者の代理人として会社に書類を提出することになります。この場合、従業員の本人確認が必要です。

マイナンバー第3号被保険者手続き

 第3号被保険者手続きの場合に必要となる配偶者の委任状の書式サンプルを掲示します。

マイナンバー委任状

(5)提供

 「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に当たり、「利用制限」に従うこととなります。

 マイナンバー法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。事業者が特定個人情報を提供できるのは、主として、社会保障及び税に関する事務のために従業員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合です。

マイナンバー利用と提供の違い

 ざっくりと表現しますと、社内での使用は「利用」、社外への使用は「提供」ということになります。「社内」の定義ですか、グループ会社でも法人が異なれば、社内でなく社外扱いとなるのが原則です。子会社や親会社へのマイナンバーの使用は「提供」となり、委任状が必要となります。

  具体的に説明しますと、上のイメージ図のように、マオグループ会社のマオ電器本社と支社でのマイナンバーの移動は「利用」ですが、マオ商事はマオ電器とは同じマオグループでも別法人ですので、マイナンバーの移動は「提供」となります。従業員のグループ会社別法人への出向・移籍の場合、「マイナンバーの提供」に当たります。

 

(6)開示・訂正・利用停止等

 事業者のうち、個人情報保護法の適用を受けることとなる個人情報取扱事業者は、特定個人情報の適正な取扱いについて、開示・訂正・利用停止等の規定の適用を受けることとなります。

 また、特定個人情報が、マイナンバー法で限定的に明記された場合に違反して違法に第三者に提供されているという理由により、本人から第三者への特定個人情報の提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、遅滞なく、その特定個人情報の第三者への提供を停止しなければなりません。

(7)廃棄

 マイナンバー法で限定的に明記された場合(注)を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、マイナンバー関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間(下記一覧表を参照)を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

マイナンバーの法定保存期間一覧

 【補足】給与所得者の扶養控除等申告書につきましては、所得税法施行規則76条の3により、当該申告書の提出期限(毎年最初に給与等の支払いを受ける日の前日まで)の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間の保存期間が設定されております。ちなみに保存期間前に廃棄しますと、所得税法違反となります。

 なお、会社によっては、訴訟などの対応のために、個人情報を保管し続けたいという場合があります。このようなときは、そのマイナンバー部分を復元できない程度にマスキングや削除するなどして「特定個人情報」から「個人情報」に変換することにより、保管し続けることは可能です。 

マイナンバー廃棄の流れ

  さて、ここまでの流れを、あえて、ひとことでまとめると、

「従業員等からマイナンバーを入手したら、厳重なセキュリティーで保管して、慎重に利用や提供を行い、不要になったら、適切な方法で廃棄しましょう」

 ということになります。

 これらの過程での留意事項を法制化したのがマイナンバー法ということになります。なお、マイナンバー法を根拠に、細則、政令、省令、ガイドライン等が公表されていますが、すべてが公式ルールであると考えてください。

(8)その他<委託契約の見直しについて>

マオ社労士事務所では、すでに顧問先の皆様と掲示サンプルのような委託契約書を改めて取り交わしております。

 源泉徴収票の作成事務や社会保険関係書類の作成事務は、税理士や社会保険労務士等の専門家に外部委託していることが多いと思います。

 税理士や社会保険労務士等の専門家に外部委託する場合、形式的には従来から契約書を交わして、委託する事務の範囲や責任負担を明確にしていると思いわえますが、実務上は、専門家に一切を任せているケースが多いはずです。

 しかし、マイナンバー関係事務を委託する場合には、委託者は、委託先において特定個人情報の安全管理が図られるように、その委託先に対して「必要かつ適切な監督」を行わなければなりません。

 なお、「必要かつ適切な監督」は税理士・社会保険労務士への専門家だけでなく、親会社が子会社に外部委託する場合など、マイナンバー関係事務を委託する場合、すべてに関わってくるものと考えてください。

 ガイドラインでは、つぎの8つの規定を盛り込むことが望ましいとされています。

秘密保持義務

事務所内からの特定個人情報の持出しの禁止

特定個人情報の目的外利用の禁止

再委託における条件

漏えい事案などが発生した場合の委託先の責任

委託契約終了後の特定個人情報の返却または廃棄

従業員に対する監督・教育

契約内容の遵守状況について報告を求める規程

 税理士・社会保険労務士や子会社への外部委託の場合に必要となる「特定個人情報委託契約書」の書式サンプルを掲示します。10頁を超える長い契約書となるため、冒頭部分の条文だけの表示になりますが、ご容赦ください。

特定個人情報委託契約書

【ご注意】

・マイナンバーに関する当サイトの情報は、執筆時点における内閣府・厚生労働省等の情報(ガイドラインや関連サイト)や多数の参考書籍からの情報を参照して、公開いたしております。閲覧時点でガイドライン等が変更されている場合や今後新たな政令省令により法解釈や実務処理等が変更される場合もありますのでご留意ください。

 また、書式(ひな形)に関しましては、マオ社労士事務所のオリジナルとなっておりますが、ご使用に際しては自己責任でお願いいたします。

 各事業所の個別の事情や取扱方針に基づいた「特定個人情報等の取扱規程」は、マオ社労士事務所が事業主様と面談取材のうえ、作成・届出を代行させていただきますので、お気軽に、お問い合わせ・ご相談ください。

 内閣府のマイナンバー関連パンフレット内で使用の図表以外のイラスト図解は、マオ社労士事務所のオリジナルとなっております。サイトや書籍等への無断転載をかたくお断りいたします。当サイト掲載のテキストの一部を引用される場合は、必ず事前にお知らせください。

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マオ社労士事務所はSRPⅡ認証を受けました。

  マオ社労士事務所は、「社会保険労務士個人情報保護事務所」として、社会保険労務士連合会より全国で72番目のSRPⅡ認証を受けました。
SRPⅡ認証は、社会保険労務士事務所のマイナンバー対策、個人情報の厳重な管理等、「信用・信頼」の証です。
有効期限;平成28年9月1日~平成31年8月31日

マイナンバーセミナーの出張講師いたします。

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