会社が従業員からマイナンバーを取得します。

マイナンバーは2015年10月5日時点で住民登録のあるすべての人々に（その市区町村から）よ簡易書留で「通知カード」が送付されました。したがって、会社もこのタイミングで収集を開始することになりました。

　会社は従業員に対して、次の2点を周知させることが必要です。

「通知カード」は紛失しないように大切に保管すること。

※個人番号カードの受取り時に通知カードは返却します。

「個人番号カード」は規定の申請方法により、2016年1月より市町村区窓口で取得できること。受取時には通知カードの返却と本人確認が必要であること。

※通知カードを受領しても、お手持ちの住基カードは期限まで有効ですが、個人番号カードを取得した時点で無効となります。併用はできません。

　※「通知カード」も「個人番号カード」も初回の発行手数料は無料です。「個人番号カード」申請書の返信用封筒に切手を貼る必要もありません。

　紛失した場合は、再発行手数料（ほとんどの市区町村では通知カード500円/個人番号カード1000円）が掛かります。

 さて、「従業員」といっても、正社員、契約社員、パート、アルバイト、派遣社員とさまざまな形態がありますが、すべての従業員から収集しなければならないのでしょうか？

　答えは下図の通りです。

　なお、従業員からマイナンバーを取得する際には必ず本人確認を行うことが必要です。
　原則として、顔写真のない「通知カード」の場合は、合わせて免許証・パスポートなどを確認し、顔写真の表示された「個人番号カード」の場合は、それだけで本人確認が行えます。

基本方針の策定、取扱規程等の策定に基づいて、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置の4つを行います。

「基本方針」と「取扱規程等」の違いは、「基本方針」は事業所の名称、関連法令・ガイドライン等の遵守、安全管理措置に関する事項、質問及び苦情処理の窓口等の基本的事項を定めるるのに対し、「取扱規程等」は取得、利用、保存、提供、削除・廃棄の各段階での具体的な扱いを定めるものです。

　マイナンバー法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管してはいけません。

 個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等を制限します。

　 特定個人情報を扱う機器、電子媒体又は書類等の盗難・紛失を防止するために、施錠できるキャビネット、保管庫を利用します。

 機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務担当者を制限します。

個人番号（注）は、マイナンバー法があらかじめ限定的に定めた事務の範囲の中から、具体的な利用目的を特定した上で、利用するのが原則です。

　その際に、すべての従業員に対して、「個人番号（マイナンバー）利用目的通知書」にて通知することが必要です。書式は次の通りです。

　事業者が個人番号を利用するのは、個人番号利用事務及び個人番号関係事務の二つの事務です。

  このうち、健康保険組合等以外の事業者が個人番号を利用するのは、個人番号関係事務として個人番号を利用する場合です。なお、行政機関等又は健康保険組合等から個人番号利用事務の委託を受けた場合には、個人番号利用事務として個人番号を利用することとなります。

  事業者は、個人情報保護法とは異なり、本人の同意があったとしても、例外として認められる場合を除き、これらの事務以外で個人番号を利用してはなりません。

　たとえば、従業員が健康保険関連の給付手続きを行う場合、これまでならば、被保険者である従業員から総務・人事部門が申請書類を受け取り、これを健康保険組合に提出するという流れでした。

　ところが、今後申請書にマイナンバーを記載することになったら、被保険者である従業員から総務・人事部門が申請書類を受け取る際に本人確認を行い、健康保険組合に提出するという手順になります。

　また、従業員からのマイナンバーを取得する際に本人確認が必要ですが、従業員自身が被扶養者や配偶者等従業員の家族の本人確認を行う必要がある場合もあります。

　ただし、税の手続きなどの場合、扶養家族のマイナンバーが必要となることがありますが、扶養家族の本人確認は従業員が行います。会社は扶養家族の本人確認や扶養家族からの委任状は必要ありません。

　けれども、第3号被保険者手続きの場合、配偶者のマイナンバーが必要となりますが、従業員は配偶者から委任状をもらいます。従業員は配偶者の代理人として会社に書類を提出することになります。この場合、従業員の本人確認が必要です。

　第3号被保険者手続きの場合に必要となる配偶者の委任状の書式サンプルを掲示します。

　「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に当たり、「利用制限」に従うこととなります。

 マイナンバー法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。事業者が特定個人情報を提供できるのは、主として、社会保障及び税に関する事務のために従業員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合です。

　ざっくりと表現しますと、社内での使用は「利用」、社外への使用は「提供」ということになります。「社内」の定義ですか、グループ会社でも法人が異なれば、社内でなく社外扱いとなるのが原則です。子会社や親会社へのマイナンバーの使用は「提供」となり、委任状が必要となります。

  具体的に説明しますと、上のイメージ図のように、マオグループ会社のマオ電器本社と支社でのマイナンバーの移動は「利用」ですが、マオ商事はマオ電器とは同じマオグループでも別法人ですので、マイナンバーの移動は「提供」となります。従業員のグループ会社別法人への出向・移籍の場合、「マイナンバーの提供」に当たります。

　事業者のうち、個人情報保護法の適用を受けることとなる個人情報取扱事業者は、特定個人情報の適正な取扱いについて、開示・訂正・利用停止等の規定の適用を受けることとなります。

　また、特定個人情報が、マイナンバー法で限定的に明記された場合に違反して違法に第三者に提供されているという理由により、本人から第三者への特定個人情報の提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、遅滞なく、その特定個人情報の第三者への提供を停止しなければなりません。

　マイナンバー法で限定的に明記された場合（注）を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、マイナンバー関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間（下記一覧表を参照）を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

 【補足】給与所得者の扶養控除等申告書につきましては、所得税法施行規則76条の3により、当該申告書の提出期限（毎年最初に給与等の支払いを受ける日の前日まで）の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間の保存期間が設定されております。ちなみに保存期間前に廃棄しますと、所得税法違反となります。

　なお、会社によっては、訴訟などの対応のために、個人情報を保管し続けたいという場合があります。このようなときは、そのマイナンバー部分を復元できない程度にマスキングや削除するなどして「特定個人情報」から「個人情報」に変換することにより、保管し続けることは可能です。 

 　さて、ここまでの流れを、あえて、ひとことでまとめると、

「従業員等からマイナンバーを入手したら、厳重なセキュリティーで保管して、慎重に利用や提供を行い、不要になったら、適切な方法で廃棄しましょう」

　ということになります。

　これらの過程での留意事項を法制化したのがマイナンバー法ということになります。なお、マイナンバー法を根拠に、細則、政令、省令、ガイドライン等が公表されていますが、すべてが公式ルールであると考えてください。

　税理士・社会保険労務士や子会社への外部委託の場合に必要となる「特定個人情報委託契約書」の書式サンプルを掲示します。10頁を超える長い契約書となるため、冒頭部分の条文だけの表示になりますが、ご容赦ください。