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FAQ FOR MY NUMBER

マイナンバー事業者向けQ&A

 ここではマイナンバー制度に関する、事業者からのよくあるご質問と回答をご紹介します。

 回答は、内閣府大臣官房番号制度担当室からのものです。参考のため回答された年月を付記しています。

 Q&Aは、過去の回答の変更や新しいQ&Aが加わりましたら、随時更新していきます。

 なお、マイナンバーと就業規則についてのQ&Aはこちらです。
 

総論

 マイナンバー(個人番号)を使って、従業員や顧客の情報を管理することはできますか?

マイナンバーは、法律や条例で定められた社会保障、税、災害対策の手続き以外で利用することはできません。これらの手続きに必要な場合を除き、民間事業者が従業員や顧客などにマイナンバーの提供を求めたり、マイナンバーを含む個人情報を収集し、保管したりすることもできません。  法律や条例で定められた手続き以外の事務でも、個人番号カードを身分証明書として顧客の本人確認を行うことができますが、その場合は、個人番号カードの裏面に記載されたマイナンバーを書き写したり、コピーを取ったりすることはできません。(20146月回答)

マイナンバー(個人番号)を取り扱う業務の委託や再委託はできますか?

 マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能です。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができます。委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じます。(20146月回答)

 小規模な事業者でもマイナンバーを取り扱い、特定個人情報の保護措置を講じなければならないのですか?

小規模な事業者も、法で定められた社会保障や税などの手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱うことになり、個人情報の保護措置を講じる必要があります。小規模な事業者は、個人情報保護法の義務の対象外ですが、番号法の義務は規模に関わらず全ての事業者に適用されます。(20147月回答)

マイナンバーの取得

 従業員などのマイナンバー(個人番号)は、いつまでに取得する必要がありますか?


マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得すればよく、必ずしも平成28年1月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はありません。例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、平成28年1月の給与支払いから適用され、中途退職者を除き、平成29年1月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。
20146月回答)

 従業員や金融機関の顧客などからマイナンバー(個人番号)を取得する際は、どのような手続きが必要ですか?

マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行ってください。
20147月回答)

 従業員などのマイナンバー(個人番号)を取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか。番号法のどこに規定されていますか?

番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第18条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。 なお、複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが、利用目的を後から追加することはできません。(20147月回答)

源泉徴収のために取得した従業員のマイナンバー(個人番号)を社会保険の手続で利用するなど、ある個人番号関係事務のために取得した特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報)を別の個人番号関係事務に利用することはできますか?

マイナンバーを含む特定個人情報については、番号法第29条第3項により読み替えられた個人情報保護法第16条が適用されるため、本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。このため、源泉徴収のために取得したマイナンバーは源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用が可能です。なお、従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。(20147月更新)

 従業員や金融機関の顧客などが マイナンバー(個人番号)の提供を拒んだ場合、どうすればよいですか?

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。(20147月回答)

本人確認

 従業員などのマイナンバー(個人番号)を取得するときは、どのように本人確認を行えばよいのでしょうか。また、対面以外の方法(郵送、オンライン、電話)でマイナンバーを取得する場合はどのように本人確認を行えばよいのでしょうか?


 マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要であり、原則として、
個人番号カード(番号確認と身元確認)
通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
のいずれかの方法で確認する必要があります。
 ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。
 また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。(20147月更新)

代理人から本人のマイナンバー(個人番号)の提供を受ける場合は、どのように本人確認を行うのですか?

 代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、①代理権、②代理人の身元、③本人の番号の3つを確認する必要があります。原則として、代理権の確認は、法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状代理人の身元の確認は、代理人の個人番号カード、運転免許証など本人の番号確認は、本人の個人番号カード、通知カード、マイナンバーの記載された住民票の写しなど で確認を行いますが、これらの方法が困難な場合は、他の方法も認められます。(20147月回答)

 退職した年金受給者についても、本人確認を行わなければなりませんか?

退職した年金受給者であっても、本人又はその代理人からマイナンバー(個人番号)の提供を受ける場合には、本人確認を行わなければなりません。 なお、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーの提供を受けることは可能ですが、その場合にも、手続きに応じた本人確認が必要となります。 
 また、本人確認を行う事務の委託
を行うこともできます。(20147月更新)

本人確認は、マイナンバー(個人番号)の提供を受ける度に行わなければならないのですか?

マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行う必要があります。例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。ただし、2回目以降の番号確認は、個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません。また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。(20147月回答)

 従業員の扶養家族のマイナンバー(個人番号)を取得するときは、事業者が扶養家族の本人確認も行わなければならないのでしょうか?

扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。一方、国民年金の第3号被保険者の届出では、従業員の配偶者(第3号被保険者)本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。(20147月回答)

利用・安全管理

 民間事業者がマイナンバー(個人番号)を取り扱うにあたって、注意すべきことはありますか?


原則としてマイナンバーを法に定められた利用範囲を超えて利用することはできませんし、特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報をむやみに提供することもできません。また、マイナンバーを取り扱う際は、その漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければなりません。具体的な措置については、平成26年秋口を目途に特定個人情報保護委員会からガイドラインが示される予定です。なお、特定個人情報を不適正に取り扱った場合には、特定個人情報保護委員会から指導・助言や勧告・命令を受ける場合があるほか、正当な理由がないのに、個人の秘密が記録された特定個人情報ファイル(マイナンバーをその内容に含む個人情報ファイルを提供した場合などには、処罰の対象となります。
20146月回答)

民間事業者も特定個人情報保護評価を行う必要がありますか?

 特定個人情報保護評価とは、特定個人情報ファイル(マイナンバー(個人番号)を含む個人情報ファイルを保有しようとする者が、特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報の漏えいなどが発生する危険性や影響に関する評価を行うことです。
 特定個人情報保護評価を行う義務があるのは、①行政機関、②地方公共団体、③独立行政法人等、④地方独立行政法人、⑤地方公共団体情報システム機構、⑥情報連携を行う事業者(①~⑤以外で番号法別表第二に掲げられている者をいい、具体的には健康保険組合など)です。

 このため、情報連携を行う健康保険組合などを除き、民間事業者が特定個人情報保護評価を行う必要はありませんが、任意の判断で特定個人情報保護評価を実施することを妨げるものではありません。特定個人情報保護評価の詳細は、特定個人情報保護委員会のホームページでご確認ください。(20146月回答)

 従業員やその扶養家族のマイナンバー(個人番号)を税や社会保障などの事務ごとに管理するのではなく、マイナンバーを管理・収集するためのシステムを新たに構築し、そのシステムと既存のシステムを連携させて事務処理を行ってもよいですか?

従業員からマイナンバーを取得する際に利用目的を明示しておく必要があり、その範囲を超えて利用できないように既存システムとの連携を制御するなどの措置をとる必要があります。(20146月回答)

マイナンバー(個人番号)が漏えいして不正に用いられるおそれがあるときは、マイナンバーの変更が認められますが、事業者は、従業員などのマイナンバーが変更されたことをどのように知ることができますか?

マイナンバーが変更されたときは事業者に申告するように従業員などに周知しておくとともに、一定の期間ごとにマイナンバーの変更がないか確認することが考えられます。毎年の扶養控除等申告書など、マイナンバーの提供を受ける機会は定期的にあると考えられるので、その際に変更の有無を従業員などに確認することもできます。(20147月回答)

マイナンバーの提供

子会社などに出向・転籍する場合、従業員の特定個人情報(マイナンバー(個人番号)を含む個人情報)を出向・転籍先に提供することに問題はありますか?


出向・転籍先の事業者に特定個人情報を提供すること、出向・転籍元の事業者から特定個人情報を取得することは、番号法第19条、第20条に違反するので、出向・転籍先の事業者が直接本人から提供を受けていただく必要があります。
 ただし、従業員の出向・転籍元の事業者が、出向・転籍先の事業者と委託契約又は代理契約を交わして個人番号関係事務
の一部を受託し、従業員から番号の告知を受け、本人確認を行うこととされている場合は、出向・転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で、出向・在籍先の事業者に特定個人情報を提供することも認められます。 
なお、出向・転籍元の事業者が現に保有している特定個人情報は、当該事業者の個人番号関係事務の処理のために保有しているものであり、これを出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務に転用することは目的外利用となるため、出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務の受託者として、改めて本人から番号の告知を受ける必要があります。
20146月回答)

 合併などによる事業の承継があったときは、マイナンバー(個人番号)を事業の承継先に提供しても良いのですか?

合併などによる事業の承継は、番号法第19条第5号に該当し、事業の承継先にマイナンバーを含む特定個人情報を提供することができます。(20147月回答)


 事業者が取得した従業員やその扶養家族のマイナンバー(個人番号)を当該従業員などが加入している健康保険組合に提供してもよいですか?

健康保険法等の法令の規定により、事業主が健康保険組合に対して、従業員やその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされている場合には、個人番号利用事務実施者である健康保険組合に対して、事業者は個人番号関係事務実施者になるので、事業者から健康保険組合にマイナンバーを提供することは可能です。なお、事業者がマイナンバーを取得するにあたっては、健康保険に関する個人番号関係事務において利用することを明示しておく必要があります。(20147月回答)

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