平成29年（2017年）1月1日からマイナンバー法が完全施行となりました。

　従業員の皆さんに通知カードが届いたら、事業者は従業員やその扶養家族のマイナンバーを取集するための準備（社員教育や社内規程等）を万全に整えておかなくてはなりません。

　マイナンバー制度への対応・対策は、国民（個人）からの視点、行政（国・地方公共団体等）からの視点、事業者（会社・民間団体）からの視点で、照準となる内容が異なります。本サイトでは、マイナンバー制度への対応・対策を事業主からの視点でできる限りやさしく解説しております。

　マイナンバー制度に伴う就業規則の変更や委託契約書・取扱規程類のサンプル（ひな形・サンプル）も多数紹介しています。

 　年末になると、ほとんどの従業員に配られる書類といえば、「扶養控除等（異動）申告書」です。平成28年度分から本人と扶養家族のマイナンバーも記載することになります。

　国内において給与の支給を受ける居住者は、控除対象配偶者や扶養親族の有無にかかわらず原則としてこの申告を行わなければなりません。この申告を行わない場合は、月々（日々）の源泉徴収の際に受けることのできる諸控除が受けられず、また年末調整も行われないことになります。

　そこで、この「扶養控除等（異動）申告書」を活用して、マイナンバー収集を行うことが、小さな事業所の事業主にとってはもっとも効率のよい方法と言えるでしょう。ただし、従業員の本人確認を通知カード+運転免許証またはパスポートで行う必要があります。（※身元確認は「従前から雇用関係にあり本人であることが「知覚できる」場合には省略できます）

 しかし、何と言っても最大のメリットは、事業者は、従業員の配偶者や扶養親族の本人確認をする必要がないということです。（従業員の配偶者や扶養親族の本人確認は従業員自身が行うことになります）

　なお、「扶養控除等（異動）申告書」からのマイナンバー収集に先立って、従業員にはマイナンバー収集のお知らせとマイナンバー収集目的を通知（同じ書面でも可能＜サンプルを参照＞）しておくことを忘れないでください。　

　この機会に、新しい様式による「扶養控除等（異動）申告書」の書き方を今一度学習しておきましょう。

この申告書は、本来、給与の支払者を経由して税務署長及び市区町村長へ提出することになっていますが、給与の支払者は、税務署長及び市区町村長から特に提出を求められた場合以外は、提出する必要はありません（給与の支払者が保管しておくことになっています）。

ただし、上記の方法は、従業員10名未満の小さな規模の事業者が紙ベースでマイナンバーを管理する場合には問題ありませんが、パソコンシステムで管理する場合には、大きなディメリットがあります。

　それは、個人番号を記載した「扶養控除等（異動）申告書」を保管するさいに、安全管理措置を施す義務が生じ、パソコンのソフトへと転記した後も、紙とパソコン（システム）と両方で保管することでリスクが2倍になる可能性があります。

　そこで、従業員10名以上の事業者が、紙ベースの管理を一切行わない方法、クラウドシステムでマイナンバー管理を行う方法を紹介します。この方法はコストが大きく掛かることがディメリットとされていましたが、鍵付きのロッカーを買うよりもコストパフォーマンスがよく、安全性の高い方法があります。詳細はこちらをごらんください。

　実はすでに多くの国で導入されています。現在マイナンバー制が導入されている国は、アメリカ、イギリス、ドイツ、イタリア、カナダ、アイスランド、スウェーデン、デンマーク、ノルウェー、フィンランド、ベルギー、エストニア、オランダ、オーストラリア、韓国、シンガポール、インド、タイ、ハンガリー等です。

　この中ではもっとも早く導入されたのがスウェーデンです。スウェーデンのPIMが保有する個人情報は、PIN（背番号コード）、氏名、住所、管理教区、本籍地、出生地、国籍、婚姻関係、家族関係、所得税賦課額、本人・家族の所得額、本人・家族の課税対象資産、保有する居住用不動産、不動産所在地の県の地域番号、建物の類型、不動産の評価額、ダイレクトメール送付の是非、このファイルの最終変更日付です。

　マイナンバー制度は、国民（個人）からの視点、行政（国・地方公共団体等）からの視点、事業者（会社・民間団体）からの視点で、照準となる内容が異なります。本サイトでは、主に事業主からの視点で解説しております。個別事項の詳細な解説の前に、次の図で全体のイメージを把握してください。

　マイナンバーは「社会保障」と「税」のための国民番号制度ですから、事業者も「社会保障」では雇用保険・健康保険関係の手続き、「税」では源泉徴収の手続き等でマイナンバーと関わることになります。

　イメージ図のように、マイナンバーは、会社内部だけではなく、外部の人々とも複数の部門が関わりをもつことになります。

   社会保障分野においては、事業主は、雇用保険、健康保険、年金などの場面で提出を要する書面に、従業員等の個人番号を記載することになります。

  年金関係は年金機構の個人情報漏えい事件オッズの影響で当初の29年1月開始予定よりも期日が遅れる見込みです。

　雇用保険業務においては、平成28年１月から、被保険者資格取得届・資格喪失届などに個人番号を記載してハローワークに届け出ることが必要です。在職者の個人番号については、現在、検討中であり、詳細は今後発表される予定です。

※ ハローワークから事業主に返戻する書類には個人番号は記載されません。

◆様式一覧（事業主提出用）

①雇用保険被保険者資格取得届

②雇用保険被保険者氏名変更・喪失届

③高年齢雇用継続給付受給資格確認票・（初回）高年齢雇用継続給付支給申請書※

④育児休業給付受給資格確認票・（初回）育児休業給付金支給申請書※

⑤介護休業給付金支給申請書※

※ 事業主が提出する場合には労使間で協定を締結することが必要です。

　税の分野においては、税務署に提出する法定調書などに、従業員や株主等の個人番号を記載することになります。

 マイナンバーを記入する書式で最も最初に登場するのが、会社員の方にはおなじみの「扶養控除等（異動）申告書」です。自分自身のマイナンバーの他、控除対象配偶者や扶養親族のマイナンバーも記入します。

　「源泉徴収票」もおなじみの書式ですね。けれども、所得の種類により様々な書式があるのです。28年1月以降に定年などで退職される方には、会社より次の「退職所得の源泉徴収票」が手渡されます。

※法改正に伴い様式は現在国税庁により変更中です。

　「源泉徴収票」として、いちばんポピュラーなのは年末に手渡される「給与所得の源泉徴収票」ですね。

※法改正に伴い様式は現在国税庁により変更中です。

　この他に、災害対策分野において、被災者生活再建支援金の支給に関する事務等に利用。被災者台帳の作成に関する事務に利用されます。さらに、地方税、防災に関する事務、その他地方公共団体が条例で定める事務に利用されます。

【法定調書提出義務者・源泉徴収義務者の方へのお知らせ】

改正の概要

平成27年10月２日に所得税法施行規則等の改正が行われ、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）施行後の平成28年１月以降も、給与などの支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへの個人番号の記載は行わないこととされました（個人番号が記載不要となる税務関係書類は、以下のものです。）。

なお、税務署に提出する源泉徴収票などには個人番号の記載が必要ですので御注意ください。

（参考）

改正前は、支払を受ける方に対して交付する源泉徴収票などについて、本人等の個人番号を記載して交付しなければならないこととされていました。

※個人情報の保護に関する法律第25条に基づき、本人から自身の個人番号を含む情報として源泉徴収票などの開示の求めがあった場合には、本人の個人番号を記載して開示することが可能です。

※電子申告・納税等開始（変更等）届出書についても個人番号の記載は不要です。

本人へ交付する源泉徴収票や支払通知書等への

個人番号の記載は必要ありません！

・給与所得の源泉徴収票

・退職所得の源泉徴収票

・公的年金等の源泉徴収票

・配当等とみなす金額に関する支払通知書

・オープン型証券投資信託収益の分配の支払通知書

・上場株式配当等の支払に関する通知書

・特定口座年間取引報告書

・未成年者口座年間取引報告書

・特定割引債の償還金の支払通知書

※未成年者口座年間取引報告書及び特定割引債の償還金の支払通知書は、平成28年１月

施行予定

個人番号の記載が不要となる税務関係書類

（給与などの支払を受ける方に交付するものに限ります。）

基本方針の策定

　基本方針の策定は義務ではありませんが、経営陣を含めて従業員に事業者としての基本方針を徹底するためにも、是非作っておくべきでしょう。

「基本方針」に記載する必要事項は次の4つです。

事業者の名称

関係法令・ガイドライン等の遵守

安全管理措置に関する事項

質問・苦情処理の窓口

　実際の「基本方針」のサンプルをご覧ください。「基本方針」に関しては、規模や業種を問わず、同じようなスタイルになると思います。

　基本方針が「総論」だとすれば、取扱規程等は「各論」に当ります。

　マイナンバーのガイドラインでは、取得、利用、保管、提供、削除・廃棄の管理段階ごとに、責任者・事務担当者及びその任務などについて定めたうえ、それぞれにおいて、組織的完全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置及び技術的安全措置を具体的に盛り込むことが例示されています。

　マイナンバーの安全措置には、「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」の4つがあり、それぞれにボリュームがある内容です。下記に掲載した安全管理措置対応チェックリストを活用して、すべての安全措置への対応が必要十分になるように努めましょう。

中小規模事業者における対応方法

上記通り（特例はありません）

中小規模事業者における対応方法

特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し、鍵付きの鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講じます。

中小規模事業者における対応方法

特定個人情報等を削除・廃棄したことを、責任ある立場の者が確認します。

中小規模事業者における対応方法

特定個人情報等を取扱う機器を特定し、その機器を取扱う事務取扱担当者を限定することが推奨されます。

　また、機器に標準装備されているユーザー制御（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを扱う事務取扱担当者を限定することが推奨されます。

中小規模事業者における対応方法

特定個人情報等を取扱う機器を特定し、その機器を取扱う事務取扱担当者を限定することが推奨されます。

　また、機器に標準装備されているユーザー制御（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを扱う事務取扱担当者を限定することが推奨されます。

【外部からの不正アクセス等の防止】

情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトから保護する仕組みを導入し、テJ季節に対応します。

中小規模事業者における対応方法

上記の通り（特例はありません）

【情報漏えい等の防止】

特定個人情報等をインターネットのメール等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講じます。

中小規模事業者における対応方法

上記の通り（特例はありません）

　情報漏洩は悪意のある外部(情報窃盗犯）からの不正アクセスによるものだけではありません。情報のシステム化が進み、悪意のある内部による情報漏洩、および過失による情報漏洩の対策が必要となります。